Jak usprawnić przepływ faktur w przedsiębiorstwie, czyli o księgowości XXI wieku

Posted on 13/05/2019 5:18pm

Szef praktycznie każdej firmy miał do czynienia z tym problemem: zanim faktury znajdą się w archiwizacji, powinny zostać parafowane przez licznych pracowników. Proces jest czasochłonny i skomplikowany, ale jest prosty pomysł na jego uproszczenie. Jaki?


faktura
Author: VLCinéaste
Source: http://www.flickr.com
Obieg faktur między pracownikami często jest koszmarem. Proces jest nieusystematyzowany, pojedyncza faktura powraca do pracownika parokrotnie, lub ginie gdzieś w stosie innych dokumentacji… Na szczęście, istnieją skuteczne narzędzia, przyspieszające obieg dokumentów. Workflow faktur, czyli przepływ dokumentacji, bazuje na precyzyjnym rozplanowaniu kto, dla kogo i kiedy wręcza dokumentację.


Proces często przedstawiany jest za pomocą grafów i dzieli się na kilka etapów. Każdy z nich dotyczy zaangażowanych pracowników oraz określa zakres ich kompetencji. Wyjaśnia także, jaki powinien być stan dokumentu w konkretnych częściach. Workflow faktur może zostać zaplanowany i kontrolowany przez specjalne narzędzia informatyczne, ale właściciele firm mogą iść kolejny krok dalej w przyspieszaniu procesu i zdecydować się na elektroniczny obieg faktur - . Do systemu wprowadzamy elementarne dane dokumentu, czyli jego numer seryjny, kwotę, której dotyczy oraz jednostkę rozliczeniową.

faktura
Author: Steve Jurvetson
Source: http://www.flickr.com
W kolejnym etapie podajemy konkretne terminy (np. otrzymania, nadania, wpływu płatności) oraz dane klienta. Możemy stworzyć swoje bazy z danymi klientów, dzięki czemu, wypełnianie takich dokumentów będzie jeszcze szybsze. Dalej planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur - więcej informacji o obiegu faktur. System sam także może nam zaproponować jego przebieg. W rezultacie powstaje wykres, wyszczególniający do kogo i w jakim czasie ma trafić konkretny dokument. Proces finalizuje zatwierdzenie faktury przez wskazaną osobę i finalnie archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie znacznie usprawni obieg dokumentów między pracownikami i zapewni większą przejrzystość w fakturach. Cały proces możemy przedstawić za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo wypróbować elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to zagwarantuje są dostarczane także przez polskie firmy. Już dziś używa ich kilkadziesiąt tysięcy osób.

Tags: dokumenty, Faktura, rozliczenie