Szef praktycznie każdej firmy miał do czynienia z tym problemem: zanim faktury znajdą się w archiwizacji, powinny zostać parafowane przez licznych pracowników. Proces jest czasochłonny i skomplikowany, ale jest prosty pomysł na jego uproszczenie. Jaki?

Obieg faktur między pracownikami często jest koszmarem. Proces jest nieusystematyzowany, pojedyncza faktura powraca do pracownika parokrotnie, lub ginie gdzieś w stosie innych dokumentacji… Na szczęście, istnieją skuteczne narzędzia, przyspieszające obieg dokumentów. Workflow faktur, czyli przepływ dokumentacji, bazuje na precyzyjnym rozplanowaniu kto, dla kogo i kiedy wręcza dokumentację.

Proces często przedstawiany jest za pomocą grafów i dzieli się na kilka etapów. Każdy z nich dotyczy zaangażowanych pracowników oraz określa zakres ich kompetencji. Wyjaśnia także, jaki powinien być stan dokumentu w konkretnych częściach. Workflow faktur może zostać zaplanowany i kontrolowany przez specjalne narzędzia informatyczne, ale właściciele firm mogą iść kolejny krok dalej w przyspieszaniu procesu i zdecydować się na elektroniczny obieg faktur - . Do systemu wprowadzamy elementarne dane dokumentu, czyli jego numer seryjny, kwotę, której dotyczy oraz jednostkę rozliczeniową.

W kolejnym etapie podajemy konkretne terminy (np. otrzymania, nadania, wpływu płatności) oraz dane klienta.

Poszukujesz ciekawych danych na przedstawiany temat? Bardzo dobrze się składa, gdyż pełny raport ma informacje godne zainteresowania, które są także bardzo interesujące.

Możemy stworzyć swoje bazy z danymi klientów, dzięki czemu, wypełnianie takich dokumentów będzie jeszcze szybsze. Dalej planujemy, jak będzie przebiegał obieg faktur - więcej informacji o obiegu faktur. System sam także może nam zaproponować jego przebieg. W rezultacie powstaje wykres, wyszczególniający do kogo i w jakim czasie ma trafić konkretny dokument. Proces finalizuje zatwierdzenie faktury przez wskazaną osobę i finalnie archiwizacja.

Elektroniczny obieg faktur w naszym przedsiębiorstwie znacznie usprawni obieg dokumentów między pracownikami i zapewni większą przejrzystość w fakturach. Cały proces możemy przedstawić za pomocą specjalnych narzędzi i dodatkowo wypróbować elektroniczny obieg dokumentów. Rozwiązania, które nam to zagwarantuje są dostarczane także przez polskie firmy. Już dziś używa ich kilkadziesiąt tysięcy osób.