Jeśli chcemy zorganizować konferencję lub szkolenie, czeka nas wiele przygotowań, które powinniśmy rozpocząć kilka miesięcy naprzód, w zależności od wagi wydarzenia. Początkiem działań jest ustalenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne ważne pytania, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzito: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas satysfakcjonuje, aby organizacja konferencji lub szkolenia stała się sukcesem? Czy program konferencji będziepodzielony na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te pytania niezwykle przydatny okaże się plan konferencji lub szkolenia, jak najszczegółowiej rozpisany na godziny.