W jaki sposób poprawić działanie swojej firmy, plusy elektronicznego obiegu dokumentów.

Posted on 18/08/2017 7:36am

Działanie nowoczesnych firm w coraz większym stopniu opiera się o informatyczne rozwiązania. Coraz powszechniejsze jest stosowanie w zwykłej pracy oprogramowania biurowego czy specjalistycznego oprogramowania do grafiki i projektowania.

księgowa rozlicza faktury
Author: Justin Hall
Source: http://www.flickr.com
Coraz większą rolę mają też programy które wspomagają procesy biznesowe, nazywane też potocznie systemami ERP. Często są to ogromnie zaawansowane pakiety, jakich uruchomienie może trwać miesiącami, lecz po przejściu tego wszystkiego praktycznie wszystkie informacje które się pojawiają w firmie są tam widoczne. Coraz częściej oprócz systemów do zarządzania zarówno małe jak i duże przedsiębiorstwa wykorzystują kolejne sposoby mające usprawnić im codzienną pracę. Jednym z chętniej używanych narzędzi jest elektroniczny obieg dokumentów, ogromnie ułatwiający funkcjonowanie każdego działu. Spora grupa przedsiębiorców trochę się obawia tego rozwiązania, bo są zdania że będzie ono drogie i wymagające długotrwałego wdrożenia. Jak się jednak okazuje, są na tyle elastyczne programy, że bardzo dobrze będą się sprawdzać w małych firmach, ale można je także uruchomić w znacznie większych.



Obsługa faktur - efematic
Author: Efematic
Source: http://efematic.pl/
Dobrze skonfigurowany elektroniczny obieg faktur i innych dokumentów może dać sporo korzyści pracownikom każdego działu. Generalnie zasada funkcjonowania tego typu systemów jest taka, że każdy dokument, który zostanie do firmy dostarczony jest skanowany przez kogoś za to odpowiedzialnego. Po takiej czynności dokument jest już widoczny w systemie i można na nim wykonywać wszystkie operacje. Oczywiście w każdym z takich systemów istnieje zaawansowany system uprawnień, dzięki czemu dostęp do poszczególnych dokumentów będą mieli tylko uprawnieni do tego pracownicy. Dodatkowo wszystkie czynności są logowane, łatwo więc sprawdzić, kto i kiedy robił coś przy konkretnym dokumencie. Dzięki takim narzędziom w pierwszej kolejności sporo zwiększa się szybkość przepływania dokumentów w firmie. Nie będzie trzeba już długo czekać na to, żeby ktoś przykładowo wprowadził fakturę lub parę godzin spędzić na poszukiwaniach jej pomiędzy księgowością a działem handlowym.

Tags: program, dokument